Chào bạn, Thắng Hồ đây. Hôm nay mình nói về văn phòng mở, kiểu bố trí nhiều doanh nghiệp Việt chọn vì tiết kiệm diện tích và nhìn hiện đại. Trả lời thẳng: văn phòng mở tốt khi có một lối đi chính rõ ràng, các cụm bàn tựa vào vách hoặc quay lưng vào nhau, khu ồn tách khỏi khu cần tập trung, và luôn có chỗ yên tĩnh để người ta trốn vào khi cần suy nghĩ.
Văn phòng mở hỏng thường không phải vì nó mở, mà vì nó mở mà không có trật tự. Mọi người ngồi giữa một dòng chảy hỗn loạn của tiếng nói và bước chân. Phong thuỷ ở đây là tạo trật tự cho dòng chảy đó.
Lối đi chính như dòng sông
Mình luôn bắt đầu bằng việc vẽ lối đi chính: từ cửa vào, qua khu làm việc, tới phòng họp, khu pha trà, nhà vệ sinh. Lối này phải rõ, đủ rộng, càng ít khúc gấp càng tốt.
Lối đi chính không nên cắt ngang giữa các cụm bàn, khiến người ngồi hai bên bị qua lại sau lưng cả ngày. Nên chạy dọc theo mép các cụm, như con sông chảy bên làng, không chảy xuyên qua làng.
Lối đi phụ vào từng cụm ngắn và hẹp hơn. Người ngoài cụm ít có lý do đi vào, nên không gian trong cụm yên hơn.
Khi dòng người có trật tự, khí văn phòng thông mà không loạn. Đó là nguyên tắc mình tin nhất khi xem một văn phòng mở.
Cụm bàn và điểm tựa cho từng người
Trong văn phòng mở, không phải ai cũng được ngồi tựa tường. Nhưng có thể tạo điểm tựa bằng cách sắp cụm bàn sao cho lưng người này quay vào vách ngăn thấp, kệ, chậu cây, hoặc lưng hai người quay vào nhau với một vách mỏng ở giữa.
Tránh kiểu xếp bàn thành những hàng dài như lớp học, ai cũng quay lưng ra lối đi của hàng sau. Kiểu đó tiết kiệm chỗ nhưng mệt người.
Cụm bốn đến sáu người theo nhóm công việc thường dễ chịu: đủ gần để trao đổi nhanh, đủ nhỏ để không thành chợ.
Vách ngăn cao ngang vai khi ngồi là vừa: ngồi xuống thấy riêng tư, đứng lên thấy cả phòng.
Khu ồn và khu cần yên
Bộ phận bán hàng gọi điện liên tục, chăm sóc khách hàng, thiết kế cần trao đổi, kế toán cần tập trung, lập trình cần im lặng. Đặt tất cả lẫn lộn là để mọi người làm phiền nhau.
Mình thường chia văn phòng thành vùng: gần cửa là khu giao tiếp nhiều, sâu bên trong là khu cần tập trung. Khu pha trà, máy in, tủ lạnh đặt cạnh khu giao tiếp.
Phòng họp nhỏ, buồng gọi điện một người là thứ cứu văn phòng mở. Có chỗ để gọi điện riêng, họp nhanh, mọi người không phải nói chuyện ồn ào ngay giữa khu làm việc.
Theo nghề, đây là phân động tĩnh. Nhà ở có động tĩnh, văn phòng cũng vậy.
Ánh sáng chia đều
Văn phòng mở diện tích lớn thường có chỗ sát cửa sổ rất sáng, chỗ giữa phòng tối. Người ngồi giữa phòng cả ngày dưới đèn huỳnh quang thường mệt hơn.
Bố trí lối đi và khu dùng chung ở phần giữa tối hơn, đưa chỗ ngồi lâu ra gần cửa sổ, là cách mình hay gợi ý.
Rèm cửa sổ để điều chỉnh nắng, tránh chói màn hình. Đèn trần đều, không nhấp nháy, bổ sung đèn bàn cho người cần.
Màn hình không nên quay thẳng ra cửa sổ sáng, cũng không đặt lưng người ngồi ngay trước cửa sổ khiến màn hình của họ bị phản chiếu.
Tiếng ồn: thứ ít ai tính trước
Văn phòng mở trần cao, sàn gạch, tường kính là chiếc hộp vang âm. Một cuộc điện thoại ở góc này nghe rõ ở góc kia.
Thảm, rèm vải, tấm tiêu âm trên trần hoặc vách, kệ sách đầy sách đều giúp hút bớt tiếng vang.
Quy ước chung cũng quan trọng: gọi điện dài thì vào buồng, họp nhóm thì vào phòng họp, nghe nhạc thì đeo tai nghe.
Mình đánh giá một văn phòng mở bằng cách đứng giữa phòng giờ cao điểm, nhắm mắt nghe vài phút. Tai nói nhiều điều mà mắt không thấy.
Cây xanh, không khí và nhiệt độ
Nhiều người cùng ngồi một phòng kín, khí thở ra tích lại. Cuối buổi chiều ai cũng uể oải mà không biết vì sao. Thông gió định kỳ, hệ thống cấp khí tươi, máy lọc không khí là những thứ rất đáng đầu tư.
Cây xanh vừa làm vách ngăn mềm, vừa làm dịu mắt. Chọn loại dễ chăm, chịu được máy lạnh, có người phụ trách tưới.
Điều hoà nên chia vùng nếu được. Người ngồi ngay dưới miệng gió lạnh run, người ở góc xa nóng bức là chuyện thường gặp.
Không khí và nhiệt độ dễ chịu là phần phong thuỷ người ta cảm thấy rõ nhất mà ít khi gọi tên.
Chỗ của quản lý trong văn phòng mở
Quản lý nhóm nên ngồi cùng nhóm hoặc sát nhóm, ở vị trí tựa lưng vững, thấy được cả cụm. Không cần phòng kín.
Ngồi lưng quay vào nhóm, mặt nhìn ra lối đi là kiểu bố trí khiến nhân viên luôn cảm thấy bị giám sát từ phía sau. Ngược lại, quản lý ngồi ở đầu cụm, thấy và được thấy, tạo cảm giác gần gũi.
Khi cần nói chuyện riêng với nhân viên, dùng phòng họp nhỏ. Đừng phê bình ai giữa văn phòng mở.
Văn phòng mở là văn hoá chứ không chỉ là cách kê bàn.
Văn phòng mở trong nhà phố thuê
Nhiều công ty nhỏ ở Việt Nam thuê nhà phố làm văn phòng: mỗi tầng một bộ phận, cầu thang ở giữa hoặc ở một bên, mặt tiền hẹp, phía sau thiếu sáng. Ở đây văn phòng mở là từng tầng nhỏ, không phải một sàn rộng.
Mình hay khuyên đặt bộ phận cần gặp khách ở tầng trệt, bộ phận cần tập trung ở tầng trên, nơi yên hơn và ít người lạ lui tới. Cầu thang là lối đi chính, nên bàn không kê sát chân hay đầu cầu thang.
Tầng có giếng trời hay cửa sổ hai đầu thì kê bàn dọc theo nguồn sáng. Tầng chỉ có một đầu sáng thì đưa chỗ ngồi lâu về phía sáng, để phía tối cho kho, tủ hồ sơ, khu pha trà.
Nhà phố thuê thường khó sửa, nên những gì làm được là kê lại bàn, thêm đèn, thêm quạt thông gió. Đó cũng chính là phần quan trọng nhất.
Ba việc làm được ngay
Vẽ lại lối đi chính, dời những bàn đang nằm ngay trên đường người qua lại.
Tách khu gọi điện, khu pha trà khỏi khu cần tập trung, thêm buồng gọi điện nếu có thể.
Thêm vách thấp, cây, kệ làm điểm tựa cho những chỗ ngồi đang quay lưng ra lối đi.
Đo lại ánh sáng và tiếng ồn sau một tuần. Văn phòng mở là thứ cần điều chỉnh dần, không phải xếp một lần là xong.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng mở bố trí thế nào cho đỡ ồn?
Tách khu giao tiếp nhiều khỏi khu cần tập trung, có buồng gọi điện và phòng họp nhỏ, thêm thảm, rèm, tấm tiêu âm.
Lối đi chính trong văn phòng mở nên chạy ở đâu?
Dọc theo mép các cụm bàn, không cắt ngang giữa cụm, để người ngồi không bị qua lại sau lưng cả ngày.
Làm sao để nhân viên có điểm tựa khi ngồi văn phòng mở?
Xếp cụm bàn sao cho lưng quay vào vách thấp, kệ, chậu cây hoặc quay lưng vào nhau có vách mỏng ở giữa.
Quản lý có cần phòng riêng trong văn phòng mở?
Không bắt buộc. Ngồi cùng hoặc sát nhóm ở vị trí tựa lưng vững, thấy được cả cụm, và dùng phòng họp khi cần nói chuyện riêng.
Vì sao chiều nào văn phòng cũng uể oải?
Thường do thiếu khí tươi, nhiệt độ không đều, ánh sáng kém. Thông gió, cấp khí tươi, điều chỉnh điều hoà và ánh sáng sẽ giúp.