Chào bạn, Thắng Hồ đây. Tập này nói về phòng giám đốc, chỗ mà chủ doanh nghiệp nào sửa văn phòng cũng muốn hỏi kỹ. Trả lời thẳng: phòng giám đốc tốt là phòng yên tĩnh nhưng không xa cách, bàn tựa lưng vững và nhìn ra cửa, đủ sáng tự nhiên, có chỗ tiếp khách tách khỏi chỗ làm việc. Không cần phòng to nhất, cũng không cần ở góc sâu nhất của văn phòng.
Có một quan niệm phổ biến là giám đốc phải ngồi ở góc trong cùng, xa cửa nhất, phòng rộng nhất. Mình hiểu ý muốn yên tĩnh và uy nghi, nhưng khi phòng giám đốc quá xa, quá kín, nhân viên ngại gõ cửa và thông tin chảy về chậm. Phòng tốt là phòng giúp người ngồi trong đó điều hành tốt.
Vị trí phòng trong văn phòng
Sách vở hay nói phòng lãnh đạo nên ở vị trí sâu, xa cửa chính, vì đó là chỗ tụ khí, yên tĩnh. Cách hiểu thực dụng là phòng không nằm ngay lối vào, không sát nhà vệ sinh, không sát phòng máy, khu bếp ồn.
Nhưng sâu không có nghĩa là cô lập. Mình thích những phòng giám đốc nằm ở vị trí mà từ cửa phòng nhìn ra được phần lớn khu làm việc chung, đi vài bước là tới các bộ phận chính.
Một doanh nghiệp nhỏ vài chục người, phòng giám đốc có vách kính trong suốt hoặc mờ một nửa thường giúp không khí cởi mở hơn phòng kín bưng bốn bức tường.
Văn phòng thuê trong toà nhà thì ưu tiên phòng có cửa sổ, ánh sáng tự nhiên. Người ra quyết định cả ngày cần đầu óc tỉnh táo, và ánh sáng là thứ đầu tiên giúp điều đó.
Cửa phòng và hướng người tới
Cửa phòng giám đốc không nên đối thẳng cửa thang máy, cửa nhà vệ sinh hay cửa chính văn phòng. Lý do đơn giản: người qua lại liên tục, tiếng ồn, tầm nhìn bị phơi ra.
Cửa mở vào trong, khi mở không đập vào bàn hay ghế khách. Có không gian đệm vài bước từ cửa tới bàn để người vào không cảm thấy bị dồn ngay trước mặt lãnh đạo.
Phòng có hai cửa đối nhau, một cửa ra hành lang một cửa sang phòng họp, dễ thành lối đi tắt cho người khác. Nên giữ một cửa chính, cửa còn lại khi không cần thì đóng.
Cánh cửa chắc, đóng êm, có cách âm vừa đủ giúp những cuộc trao đổi riêng tư được tôn trọng.
Bàn làm việc trong phòng
Bàn nên tựa lưng vào tường đặc, nhìn chéo ra cửa. Đây là nguyên tắc tựa lưng vững mình đã nói ở tập trước, với phòng lãnh đạo nó càng quan trọng.
Bàn không nên đặt quay lưng ra cửa sổ lớn tầng cao. Không phải vì xui, mà vì ngược sáng: người đối diện chỉ thấy bóng tối của bạn, còn sau lưng bạn trống trải, nóng nắng chiều.
Kích thước bàn vừa với phòng, chừa lối đi quanh. Bàn quá lớn trong phòng nhỏ làm người vào cảm thấy bị đẩy ra xa, cuộc trò chuyện bị ngăn cách bởi một tấm gỗ rộng.
Mặt bàn gọn. Hồ sơ chồng chất trên bàn lãnh đạo gửi tín hiệu đến cả công ty rằng mọi thứ đang tồn đọng.
Khu tiếp khách tách khỏi bàn làm việc
Nếu phòng đủ rộng, hãy có một góc tiếp khách riêng với hai ba ghế bành và bàn trà nhỏ. Nói chuyện ngang hàng ở đó khác hẳn ngồi cách nhau qua bàn làm việc.
Nhân viên vào báo cáo, đối tác tới bàn việc, mỗi kiểu trò chuyện cần một cách ngồi. Bàn làm việc là chỗ quyết định, góc tiếp khách là chỗ lắng nghe.
Ghế khách không nên kê quay lưng ra cửa đang mở hoặc lối đi. Khách cũng cần cảm giác tựa lưng vững như chủ.
Phòng nhỏ không đủ chỗ thì có thể dùng phòng họp nhỏ gần đó cho những cuộc gặp dài.
Ánh sáng, không khí và vật dụng
Ánh sáng tự nhiên từ bên hông bàn là lý tưởng. Bổ sung đèn trần đủ sáng và đèn bàn ấm cho buổi tối.
Không khí trong lành, có cây xanh dễ chăm, điều hoà không thổi thẳng vào chỗ ngồi. Phòng kín cả ngày cần thông gió hoặc máy lọc không khí.
Tủ sách, tủ hồ sơ đặt sau lưng hoặc một bên giúp tạo điểm tựa và giữ phòng gọn. Đồ lưu niệm, cúp, bằng khen vừa phải, không biến phòng thành phòng trưng bày.
Mình hay nói phòng giám đốc nên phản ánh cách người đó muốn công ty vận hành: rõ ràng, gọn gàng, đủ ấm để người khác muốn bước vào.
Phòng giám đốc trong công ty nhỏ
Doanh nghiệp vài người thường không có phòng riêng cho giám đốc. Chủ ngồi chung với nhân viên. Khi đó chỗ ngồi của chủ vẫn nên tựa lưng vững, thấy được cả phòng, gần cửa sổ.
Một vách ngăn thấp hoặc kệ sách có thể tạo ranh giới nhẹ mà không xa cách. Khi cần trao đổi riêng, dùng phòng họp nhỏ hoặc một góc yên tĩnh.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thích ngồi gần cửa ra vào để đón khách. Điều đó ổn khi công việc chính là bán hàng, tiếp khách. Nếu công việc chính là suy nghĩ, lập kế hoạch, hãy lùi vào trong một chút.
Không có công thức chung, chỉ có câu hỏi: người ngồi đó làm việc gì nhiều nhất trong ngày.
Điều không nên tin
Có người khuyên giám đốc phải ngồi hướng hợp tuổi, nếu không công ty sẽ thua lỗ. Một doanh nghiệp thắng hay thua do chiến lược, sản phẩm, con người và thời thế. Hướng ngồi có thể làm người đó yên tâm hơn, không quyết định kết quả kinh doanh.
Có người bán những bộ tượng, cầu thuỷ tinh, linh vật giá rất cao cho phòng giám đốc với lời hứa trấn giữ chức vụ. Bạn thích đồ trang trí đẹp thì cứ mua theo ngân sách, nhưng đừng mua vì sợ.
Cũng đừng đập tường, đổi cửa, sửa cả văn phòng chỉ vì một lời phán về hướng. Hãy hỏi người đó đã kiểm tra ánh sáng, lối đi, tiếng ồn chưa.
Người hành nghề tử tế sẽ nói cho bạn những điều làm được trong ngân sách, không phải những điều làm bạn mất ngủ.
Thứ tự xem một phòng giám đốc
Một: vị trí yên tĩnh, không sát nguồn ồn và lối qua lại, có ánh sáng tự nhiên.
Hai: cửa phòng không đối thẳng cửa lớn, có khoảng đệm từ cửa tới bàn.
Ba: bàn tựa tường, nhìn chéo ra cửa, không ngược sáng.
Bốn: góc tiếp khách riêng, phòng gọn, thông thoáng. Rồi mới tới hướng hợp tuổi và đồ trang trí theo ý thích.
Câu hỏi thường gặp
Phòng giám đốc nên đặt ở đâu trong văn phòng?
Ở vị trí yên tĩnh, không sát lối vào, nhà vệ sinh hay khu ồn, có ánh sáng tự nhiên, nhưng không quá xa cách các bộ phận chính.
Bàn giám đốc kê thế nào?
Tựa lưng vào tường đặc, nhìn chéo ra cửa, không ngồi ngược sáng với cửa sổ lớn, kích thước vừa phòng.
Có cần góc tiếp khách riêng trong phòng giám đốc?
Nên có nếu đủ chỗ. Ngồi ngang hàng ở góc tiếp khách giúp trao đổi cởi mở hơn ngồi cách bàn làm việc.
Hướng ngồi của giám đốc có quyết định công ty thịnh hay suy?
Không. Kết quả kinh doanh do chiến lược, sản phẩm, con người. Hướng ngồi chỉ nên cân nhắc khi các điều thực tế đã ổn.
Công ty nhỏ không có phòng riêng thì chủ ngồi đâu?
Chỗ tựa lưng vững, thấy được cả phòng, gần cửa sổ; nếu việc chính là tiếp khách thì gần cửa, nếu là suy nghĩ lập kế hoạch thì lùi vào trong.