Chào bạn, Thắng Hồ đây. Hôm nay mình nói về những gì khách nhìn thấy đầu tiên khi bước vào văn phòng của bạn: lối vào, quầy lễ tân, khu chờ và phòng họp. Trả lời thẳng: lối vào nên rõ ràng, sáng sủa, có chỗ đón khách ngay tầm mắt khi bước vào; phòng họp tiếp khách nên đặt gần lối vào, để khách không phải đi xuyên qua khu làm việc của nhân viên.
Phong thuỷ gọi lối vào là minh đường, khoảng sân trước nhà nơi khí tụ lại trước khi vào trong. Ở văn phòng, minh đường là vài mét đầu tiên khách đứng, nhìn quanh và hình thành ấn tượng.
Vài mét đầu tiên
Đứng ở cửa văn phòng như một vị khách lần đầu tới. Bạn có biết ngay phải đi đâu, hỏi ai không. Hay bạn đứng giữa một hành lang trống, trước mặt là dãy bàn nhân viên đang ngẩng lên nhìn.
Lối vào tốt cho khách một điểm nhìn rõ ràng: quầy lễ tân, một người đón, hoặc ít nhất một bảng tên công ty và chuông gọi.
Ánh sáng ở lối vào nên sáng ngang hoặc sáng hơn khu bên trong. Lối vào tối, hẹp, chất thùng hàng là minh đường bị nghẹt.
Khoảng đệm từ cửa tới quầy vài bước giúp khách có thời gian định hướng, không bị đẩy ngay vào cuộc trò chuyện.
Quầy lễ tân đặt thế nào
Quầy lễ tân nên ở vị trí nhìn thấy ngay khi bước qua cửa, chéo góc hoặc đối diện cửa nhưng lùi vào vài bước. Người ngồi quầy tựa lưng vào vách, nhìn ra cửa.
Không đặt quầy lễ tân quay lưng ra cửa, khách bước vào chỉ thấy lưng nhân viên. Cũng không để quầy sát ngay mép cửa, khách vừa mở cửa đã chạm mặt.
Sau lưng quầy là chỗ đặt tên và logo công ty. Đó là bức phông chính, chụp ảnh khách tới ký kết cũng thường ở đây.
Quầy không cần to. Văn phòng nhỏ có thể dùng một bàn đón khách gọn, quan trọng là có người hoặc có cách để khách biết mình đã được thấy.
Khu chờ
Khách chờ vài phút cần một chỗ ngồi tử tế: ghế có lưng tựa, bàn nhỏ để cốc nước, ánh sáng dịu, không ngồi đối diện thẳng khu làm việc.
Ghế chờ nên tựa tường, khách nhìn được cửa và quầy. Ngồi giữa lối đi, người qua lại sau lưng là cảm giác không thoải mái.
Một vài tài liệu giới thiệu công ty, cây xanh, nước uống là đủ. Đừng biến khu chờ thành nơi trưng bày tất cả cúp và giấy khen.
Khu chờ là nơi khách có thời gian nhìn kỹ nhất. Nó nói nhiều về công ty hơn bạn nghĩ.
Phòng họp tiếp khách gần lối vào
Phòng họp dùng để gặp khách, đối tác, ứng viên phỏng vấn nên đặt gần lối vào. Khách không phải đi qua khu làm việc, nhân viên không bị xao nhãng, tài liệu trên bàn nhân viên không bị nhìn thấy.
Phòng họp nội bộ có thể nằm sâu hơn, gần các bộ phận.
Cửa phòng họp không đối thẳng cửa nhà vệ sinh hay khu pha trà. Âm thanh và mùi từ những chỗ đó làm cuộc gặp kém trang trọng.
Vách kính phòng họp giúp văn phòng trông thoáng, nhưng nên có dải mờ hoặc rèm để những cuộc họp riêng tư không bị nhìn vào.
Bàn họp và chỗ ngồi
Bàn họp đặt giữa phòng, chừa lối đi quanh đủ để kéo ghế. Phòng quá chật, ghế sát tường, người ngồi trong muốn ra phải bắt cả hàng đứng dậy.
Chủ nhà thường ngồi tựa lưng vào vách đặc, nhìn ra cửa. Khách được mời ngồi ở chỗ tốt, không quay lưng ra cửa đang mở.
Màn hình trình chiếu đặt ở đầu bàn, không đối diện cửa sổ sáng. Rèm cửa sổ để điều chỉnh khi trình chiếu.
Trong nghề, một cuộc họp tốt là khi mọi người đều ngồi yên được, không ai phải vặn người hay nheo mắt.
Ánh sáng, âm thanh, không khí phòng họp
Phòng họp thường kín, đông người trong thời gian ngắn. Thông gió hoặc cấp khí tươi đủ là điều quan trọng, nếu không sau ba mươi phút ai cũng buồn ngủ.
Cách âm vừa đủ để cuộc trao đổi bên trong không lọt ra ngoài, tiếng ồn bên ngoài không lọt vào.
Đèn trần đều, không chói, có thể giảm sáng khi trình chiếu. Ánh sáng tự nhiên là điểm cộng lớn.
Dọn phòng họp sau mỗi lần dùng: lau bảng, thu cốc, xếp ghế. Khách tiếp theo không muốn bước vào dấu vết của cuộc họp trước.
Điều không nên tin
Có người khuyên đặt cặp linh vật lớn trước cửa văn phòng để giữ khách, hay đặt bể cá lớn ngay sảnh để tụ tài. Đồ trang trí đẹp thì cứ dùng nếu bạn thích, nhưng chúng không thay được người đón khách tử tế.
Bể cá lớn ở sảnh đòi hỏi chăm sóc kỹ. Bể đục, cá chết là hình ảnh tệ hơn không có bể.
Cũng đừng đổi màu sơn sảnh liên tục theo năm theo mệnh. Màu theo nhận diện thương hiệu là đủ.
Ấn tượng đầu tiên của khách là ánh sáng, sự gọn gàng và nụ cười. Đó là phong thuỷ ai cũng hiểu.
Lối vào văn phòng trong toà nhà và nhà phố
Văn phòng trong toà nhà cao tầng có sảnh chung do toà quản lý. Khách thường đi thang máy lên, bước ra hành lang và phải tự tìm cửa công ty bạn. Một biển tên rõ ràng ở cửa, ánh sáng đủ ở đoạn hành lang trước cửa là phần minh đường bạn tự lo được.
Văn phòng ở nhà phố thì lối vào thường chung với chỗ để xe máy của nhân viên. Xe xếp kín lối, khách phải len qua là hình ảnh rất thường gặp. Dành riêng một lối đi thẳng từ cửa tới chỗ đón khách, xe xếp gọn sang một bên.
Giày dép của nhân viên, áo mưa treo vương vãi, thùng hàng chờ giao hàng ngay cửa đều nên có chỗ cất riêng, khuất khỏi tầm mắt khách.
Bậc thềm, cửa kính nặng, sàn trơn khi trời mưa là những thứ nên kiểm tra. Khách lớn tuổi, khách mang đồ, khách đi giày cao gót đều cần lối vào an toàn.
Những việc này không tốn bao nhiêu, nhưng khách bước vào thấy ngay sự chăm chút.
Ba việc làm ngay
Đứng ở cửa như khách lần đầu, ghi lại điều đầu tiên bạn thấy và điều bạn bối rối.
Dọn lối vào, thêm ánh sáng, đặt bảng tên hoặc quầy đón khách ngay tầm mắt.
Chọn phòng họp gần cửa cho khách, giữ nó gọn và thông gió.
Một lối vào tốt không cần tốn nhiều, chỉ cần được nhìn bằng con mắt của người lần đầu bước vào.
Câu hỏi thường gặp
Quầy lễ tân nên đặt ở đâu?
Ở vị trí thấy ngay khi bước vào, chéo hoặc đối diện cửa nhưng lùi vài bước, người ngồi quầy tựa lưng vách và nhìn ra cửa.
Phòng họp tiếp khách nên đặt gần hay xa lối vào?
Gần lối vào, để khách không đi xuyên khu làm việc và nhân viên không bị xao nhãng.
Khu chờ khách cần gì?
Ghế có lưng tựa đặt tựa tường, bàn nhỏ, nước uống, ánh sáng dịu, không ngồi đối diện thẳng khu làm việc.
Có nên đặt bể cá ở sảnh văn phòng?
Chỉ nên nếu có người chăm kỹ. Bể đục, cá chết là hình ảnh xấu hơn không có bể.
Văn phòng nhỏ không có lễ tân thì làm sao?
Đặt bàn đón khách gọn hoặc bảng tên và chuông gọi ngay tầm mắt khi bước vào, để khách biết mình đã được thấy.